Masterclass Lean (nieuw!)

Type opleiding: Masterclass

Omschrijving

Doen wat er écht toe doet, zo efficiënt mogelijk. Dat is de essentie van lean werken. Wat je doet, zó doen dat het voor je manager(s), afdelingen en projectteams van toegevoegde waarde is. Lean gaat om de ideale combinatie tussen kwaliteit en snelheid. Hoe je dat aanpakt én realiseert in jouw werk, dat leer je in deze masterclass.

We delen de praktijkervaringen van Waternet in Amsterdam, GGD Twente in Enschede en Aviko Rixona. De managementondersteuners van deze organisaties hebben met behulp van de tools die lean biedt, significante resultaten bereikt, niet alleen binnen de eigen secretariaten, maar zelfs organisatiebreed. Laat je inspireren door hun praktijkverhalen en leer van hun tips én hun valkuilen. Specifiek gericht op het secretariaat.  

3 dagen, 3 thema’s, 3 locaties  

In deze masterclass krijg je handvatten om daadwerkelijk aan de slag te gaan met optimale klantgerichtheid en procesverbetering. Ieder onderdeel voegt waarde toe en biedt houvast om ook jouw secretariaat lean te laten werken. Je krijgt niet alleen veel ervaringstips, ook doe je kennis op die je dírect in de praktijk kunt brengen. Verder ken je na deze masterclass de samenhang en de verschillen tussen lean, agile en scrum. De drie dagen hebben elk een eigen, verdiepend thema:  

  • Dag 1: De regie nemen; zo krijg je je collega’s mee in lean 
  • Dag 2: Lean, agile en scrum als aanpak voor het opsporen en uitvoeren van verbeterideeën 
  • Dag 3: Excellente dienstverlening tegen zo laag mogelijk kosten  

UNIEK: locaties die aansluiten bij het thema van de dag 

De masterclass wordt steeds op locatie gegeven, iedere dag vindt op een andere locatie plaats. Op die manier maak je ook werkelijk kennis met gerealiseerde en succesvolle manieren van werken. Steeds wordt ingegaan op de succesfactoren en de valkuilen, aansluitend op het thema van de dag.  

Waarom een opleiding bij Management Support volgen?  

  • Toptrainers met passie en grote affiniteit met het vak van managementondersteuners 
  • Uniek: abonnees krijgen extra voordelen  
  • Onze trainingen worden hooggewaardeerd, gemiddeld met een 8,3!  

Voor wie?  
Deze training is bedoeld voor (directie)secretaresses, management assistants, personal assistants, projectassistenten en officemanagers die kennis hebben gemaakt met lean en nu concreet willen doorpakken.  

Voor wie?  
Deze training is bedoeld voor (directie)secretaresses, management assistants, personal assistants, projectassistenten en officemanagers die kennis hebben gemaakt met lean en nu concreet willen doorpakken.  

Studiemateriaal  
Je ontvangt praktijkgericht en up-to-date lesmateriaal met eventuele oefeningen waarmee je tijdens en na de training aan de slag kunt.  

Trainers uit de praktijk  
Onze trainingen worden verzorgd door zeer ervaren docenten, die expert zijn op hun vakgebied maar ook dicht bij de praktijk van jouw werk staan. Zij verduidelijken de theorie met hun eigen ervaringen. Dat maakt de lessen niet alleen praktisch, maar ook inspirerend en plezierig. Onze trainers weten wat je moet leren om te groeien in je werk. Tijdens de lessen ruimen zij volop tijd in om aandacht te besteden aan jouw persoonlijke leerdoelen. 

Liever maatwerk?  
Deze training kan eventueel ook incompany georganiseerd worden. Lees meer over de mogelijkheden van incompany. 

 

Programma

Alle dagen zijn volgens een vast stramien opgebouwd. Na een inleiding van een of meer experts over het thema ga je als deelnemer concreet aan de slag. Gedurende de masterclass maak je een eigen plan van aanpak, zodat je met het resultaat direct van start kunt.  

Dag 1  
De regie nemen, zo krijg je collega’s mee in lean 

LocatieWaternet in Amsterdam   

10:00
Welkom en Introductie door Marianne Smits, innovatiecoach en procesbegeleider van de masterclass

Werken met lean betekent continu bezig zijn met verbeteren. Je collega’s meekrijgen om de verbeteringen ook daadwerkelijk te kunnen realiseren is essentieel. Hoe jij daarin de regie neemt bepaalt het succes.
Veranderen begint bij jezelf. Én met formuleren van een duidelijk doel. Effectieve managementondersteuners hebben nagedacht over wat zij willen bereiken. Met dit ‘eind’-doel voor ogen bepalen ze hun eigen toekomst. Daarom starten we de masterclass met het bepalen van jouw lean-doelen. Samen maken we die helder en jij vertaalt deze stapsgewijs, met de input van iedere bijeenkomst, naar een plan van aanpak. Zodat jij en/of het team managementondersteuners aantoonbaar van toegevoegde waarde blijft.

12:00
Dialoogsessie: mijn lean-doelen voor dit jaar!

12:30
Lunch

13:15
Inzicht en standaarden maken je werk leuk! Door Loe Kessels, projectmanager Waternet

Iedere managementondersteuner (MOér) doet zijn/haar werk optimaal en met veel zorg. En op een eigen manier… Met behulp van het analyseren van de waardestroom van de taken blijken er toch veel verspillingen aan te wijzen. Bij Waternet werken de MO’ers inmiddels met een gestandaardiseerde centrale mailbox en agenda. Ook is verslaglegging geüniformeerd. Samen processen verbeteren draagt ook bij aan een beter team. Iedereen voelt zich verantwoordelijk voor het proces en kan bijdragen aan verbeteringen.  

Voor dit jaar heeft het team tot doel om meer dan tien andere basistaken te standaardiseren. Door te werken met lean komen de MO’ers stap voor stap tot een efficiëntere werkwijze. En dat houdt het werk leuk! Met lean besparen de MO’ers tijd die gebruikt wordt om managers met nieuwe taken te ontzorgen. Zo houden ze zelf het initiatief en tillen zij het vak en zichzelf naar een hoger plan.  

Procesverbetering door de ogen van de managementondersteuner 

Een van de managementondersteuners van Waternet deelt haar ervaringen. Wat betekent lean werken voor jou als MO’er, wat levert het op en wat kost het? Wat moet je zeker doen en wat kun je beter loslaten? Kennis delen is het doel en interactie is gegarandeerd! 

16:00
Eind bijeenkomst 

Dag 2  
Lean, agile en scrum als aanpak voor het opsporen en uitvoeren van verbeterideeën 

Locatie: GGD Twente, Enschede

Deze dag staat in het teken van wendbaarheid en flexibiliteit. Essentiële competenties om als managementondersteuner van veranderingen jouw kracht te maken. Agile werken is dan het antwoord waarbij je met scrum en lean dé instrumenten hebt om jouw taken zo uit te voeren dat ze van zo groot mogelijke waarde zijn en verspillingen worden geëlimineerd.

10.00
Ontvangst bij GGD Twente in Enschede

10:15
Agile werken met scrum en lean door Inge Verweij (AVK) 

Wat is dat nu precies agile werken?  En hoe verhoudt agile zich tot scrum en lean? Kan ik scrum gebruiken in mijn lean-verbetertrajecten? Wat doet de managementondersteuner in een scrumteam? Deze en nog veel meer vragen bespreken we deze ochtend. Zodat je na deze dag precies weet wat agile werken is en hoe je scrum en lean kunt inzetten om al doende, met kleine stappen, succesvolle veranderingen te bereiken.  

12:00
Uitwisselen van ervaringen met het opstellen van de individuele plannen van aanpak, door Marianne Smits, procesbegeleider van de masterclass

12:30
Lunch

13:15
Welkomstwoord en korte introductie GGD Twente

13.30
De les uit het proces tot nu toe, door Wanda Deinum, managementassistente van het hoofd stafdeling bij de GGD Twente en lid van de werkgroep Doorontwikkeling op secretariaten   

Vorig jaar is de Werkgroep Doorontwikkeling op secretariaten gestart met lean. De eerste stap was het inventariseren van verbeterpunten met alle secretaressen binnen de GGD Twente. Uit alle ideeën is vervolgens een top 10 gemaakt van zaken de aangepakt zouden worden. In die top 10 staan secretariaat specifieke items en zaken die GGD Twente-breed opgelost moeten worden. Zo is het proces van facturering inmiddels echt inzichtelijk gemaakt en wordt de werkwijze rond declaraties en de ‘kleine kas’ zelfs regiobreed ingevoerd! Zelfs de externe klanten van de GGD ervaren de voordelen van lean, omdat het proces ronden cliënten wekelijks wordt besproken in de stand-upmeeting.

Natuurlijk zijn er ook ideeën uit de top 10 die nog niet zijn uitgevoerd of waarvan processen trager verlopen. De leerpunten hieruit deelt de werkgroep graag. In het kader van continu verbeteren heeft de werkgroep onlangs ook een evaluatie gehouden van het eigen functioneren. De opzet van de evaluatie en de resultaten krijgen jullie als bonus.

Uitwisseling van denkbeelden en ervaringen is het uitgangspunt op deze dag.

16:00    Afsluiten van de dag

Dag 3  
Excellente dienstverlening tegen zo laag mogelijk kosten  

Locatie: Aviko Rixona, Oostrum (Venray) 

10:00
Ontvangst bij Aviko Rixona in Oostrum (Venray)

10:15
Excellente dienstverlening bereiken met lean management, door Marianne Smits  

Het beste resultaat bereik je samen. En laat dat nu ook de voorwaarde zijn voor een succesvol lean-traject. Logisch dus dat dit onderwerp in deze masterclass niet mag ontbreken. Je krijgt tips hoe je dienstverlening als optimaal te laten beleven door je ‘klanten’ én hoe je dit ook in jouw secretariaat kunt bereiken! 

12:00
Delen ervaringen met de afronding van de individuele plannen van aanpak

12:30
Lunch

13:15
Welkomstwoord en korte introductie Aviko Rixona

13:30
5S – the next level door Monique Plaisier, management assistant

Al in 2014 is Aviko Rixona in haar vestiging in Oostrum gestart met TPM op kantoor. TPM is een procesmanagementmethode die breed kan worden toegepast en kent 8 pilaren. De 8e pilaar is TPM op kantoor. Monique heeft als subpilaarleider dus al jarenlange ervaring met procesverbetering op kantoor, zowel in de begeleiding van veranderprocessen voor centrale ruimtes binnen het kantoor als in het toepassen van 5S op het secretariaat. Welke processen heeft ze verbeterd, hoe kreeg ze collega’s hiervoor ‘warm’, levert 5S écht iets op en hoe maak je er tijd voor naast een hectische baan als managementassistent. Wat levert het Monique persoonlijk op om ongeveer 20 procent van haar werktijd bezig te zijn met procesverbetering?  

Omdat het gaat over continu verbeteren is nu 5S – the next level opgestart. Wat dit inhoudt gaan jullie persoonlijk zien en horen, want Monique deelt haar ervaringen graag.  Wil je lean in de vorm van TPM écht toegepast zien in de productie, dan is dít je kans. Monique neemt de groep ook nog mee voor een rondleiding door de fabriek van Aviko Rixona. Een unieke ervaring die je niet wilt missen! 

 

Docenten

Marianne Smits is als innovatiecoach en senior adviseur dagelijks bezig met het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Haar passies zijn effectief en digitaal werken, en innovaties als Het Nieuwe Werken en het gebruik van social media. Ze is expert in het vernieuwen van het secretariële proces, onder meer door de inrichting van een toegesneden (digitaal) archief én het coachen van secretaresses en managers op een optimale, effectieve samenwerking. Daarnaast is Marianne al jarenlang een inspirerende en enthousiaste trainer, workshopleider en auteur. Van haar hand verschenen diverse boeken, waaronder Het opzetten van een secretaressepoolManage uw werk; beter presteren door organiserenDigitaal archiveren en haar meest recente boek Effectief digitaal vergaderen. 

 

Inge Verweij is een enthousiaste en ervaren trainer, gespecialiseerd in het optimaliseren van werkwijzen binnen secretariaten. Denk hierbij aan papierloos en digitaal vergaderen, e-mail minderen, werken met een tablet en onderwerpen binnen Het Nieuwe Secretariaat. Ook traint zij eindgebruikers in het volledige MS Office-pakket (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.).

 

Ik schrijf de volgende deelnemer(s) in:


Bezig met versturen
Naar boven